وقتی یک خودرو وارد اتوسرویس می‌شود، ثبت پلاک، مشخصات مشتری، کیلومتر خودرو، نوع روغن موتور، فیلترهای مصرفی و هزینه خدمات، بخشی از فرایند پذیرش و سرویس است. حالا تصور کنید روزانه ده‌ها خودرو مراجعه کنند و قرار باشد تمام این اطلاعات را در دفتر کاغذی بنویسید یا میان چند نرم‌افزار جابه‌جا کنید. در چنین شرایطی، ثبت اطلاعات زمان‌بر می‌شود و احتمال فراموش‌شدن جزئیات سرویس افزایش پیدا می‌کند.
نرم افزار ثبت سرویس خودرو چاله برای ساده‌ترکردن ثبت مراجعه و خدمات انجام‌شده در مراکز تعویض روغن و اتوسرویس طراحی شده است. با واردکردن شماره پلاک یا جست‌وجوی مشتری، می‌توانید اطلاعات خودرو و سوابق قبلی را پیدا کنید، خدمات و محصولات مصرفی را ثبت کنید و اطلاعات مراجعه جدید را به پرونده خودرو متصل نگه دارید.
در چاله، ثبت سرویس فقط ذخیره مشخصات خودرو نیست؛ اطلاعات خدمات انجام‌شده با بخش‌های مدیریت مشتریان، انبارگردانی، حسابداری و پیامک نیز در ارتباط قرار می‌گیرند.
به‌جای ثبت چندباره اطلاعات، هر مراجعه خودرو را در یک فرایند منظم مدیریت کنید.
نرم افزار ثبت سرویس خودرو چیست و چه کاربردی دارد؟
نرم افزار ثبت سرویس خودرو سیستمی برای ثبت اطلاعات مراجعه، مشخصات خودرو، خدمات انجام‌شده، محصولات مصرفی و سوابق سرویس‌های دوره‌ای است. این نرم‌افزار به مراکز تعویض روغن کمک می‌کند اطلاعات هر مراجعه را در یک پرونده دیجیتال نگهداری کنند تا هنگام مراجعه بعدی خودرو قابل بازیابی باشد.
برای مثال، زمانی که مشتری برای تعویض روغن مراجعه می‌کند، می‌توان اطلاعاتی مانند پلاک، کیلومتر کارکرد، نوع روغن موتور، مقدار روغن مصرف‌شده و فیلترهای تعویض‌شده را در سرویس ثبت کرد.
در مراجعه بعدی، این اطلاعات به کارکنان کمک می‌کنند سابقه خدمات خودرو را بررسی کنند و بدانند چه محصولاتی در سرویس قبلی استفاده شده‌اند.
در پلتفرم چاله، ثبت مراجعه به سایر ابزارهای مدیریتی نیز مرتبط است. بنابراین با ثبت صحیح خدمات و کالاهای مصرفی، اطلاعات مربوط به موجودی انبار و عملیات مالی نیز در بخش‌های مرتبط به‌روزرسانی می‌شوند.
تفاوت ثبت مراجعه با مدیریت سوابق مشتری چیست؟
ثبت مراجعه و CRM دو بخش مرتبط اما متفاوت هستند.
ثبت مراجعه به عملیاتی مربوط می‌شود که هنگام ورود خودرو و انجام خدمات اتفاق می‌افتد؛ مانند انتخاب خودرو، ثبت کیلومتر، خدمات انجام‌شده و محصولات مصرفی.
مدیریت مشتریان یا CRM بر نگهداری اطلاعات مشتری، مشخصات خودرو، سوابق مراجعات و ارتباط بلندمدت با مراجعه‌کنندگان تمرکز دارد.
در چاله این دو فرایند به یکدیگر متصل هستند؛ یعنی ثبت هر سرویس جدید به تکمیل تاریخچه خودرو کمک می‌کند.
چرا ثبت دقیق سرویس خودرو در تعویض روغنی اهمیت دارد؟
تعویض روغن و انجام سرویس‌های دوره‌ای معمولاً فعالیت‌هایی تکرارشونده هستند. مشتری پس از مدتی دوباره به اتوسرویس مراجعه می‌کند و ممکن است بخواهد بداند در مراجعه قبلی چه خدماتی روی خودروی او انجام شده است.
اگر اطلاعات سرویس به‌درستی ثبت نشده باشند، پاسخ‌دادن به چنین سؤالاتی دشوار می‌شود.
فراموش‌شدن جزئیات سرویس قبلی
ممکن است مشتری برند یا گرید روغن استفاده‌شده در آخرین مراجعه را به خاطر نداشته باشد. اگر اطلاعات سرویس قبلی در دسترس نباشد، کارکنان ناچار می‌شوند برای بررسی موضوع به فاکتورهای قدیمی یا حافظه افراد اتکا کنند.
خطا در ثبت محصولات مصرفی
در روزهای شلوغ، احتمال دارد یکی از فیلترها یا مقدار روغن مصرف‌شده در فاکتور ثبت نشود. این خطا می‌تواند بر اطلاعات مالی و موجودی انبار تأثیر بگذارد.
دشواری بررسی سابقه خودروهای قدیمی
وقتی سوابق چند سال مراجعه در دفترهای مختلف نگهداری شوند، پیدا کردن خدمات انجام‌شده برای یک پلاک مشخص زمان‌بر خواهد بود.
ثبت تکراری اطلاعات مشتری
اگر مشخصات مشتری در یک دفتر، محصولات مصرفی در سیستم انبار و فاکتور در نرم‌افزار حسابداری ثبت شوند، کارکنان مجبورند بخشی از اطلاعات را چند بار وارد کنند.
نداشتن اطلاعات مناسب برای یادآوری سرویس بعدی
برای برنامه‌ریزی مراجعه بعدی، وجود اطلاعاتی مانند زمان آخرین سرویس، کیلومتر کارکرد و نوع خدمات انجام‌شده اهمیت دارد.
ثبت منظم این اطلاعات، زیرساخت پیگیری خدمات و اطلاع‌رسانی به مشتریان را فراهم می‌کند.
امکانات نرم افزار ثبت سرویس خودرو چاله
چاله برای ثبت سریع و منظم مراجعات، امکاناتی متناسب با فرایند کاری تعویض‌روغنی و مراکز خدمات دوره‌ای خودرو ارائه می‌دهد.
۱. ثبت سریع مراجعه با شماره پلاک خودرو
یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های سیستم ثبت سرویس چاله، امکان شناسایی خودرو از طریق پلاک است.
هنگامی که خودرو وارد اتوسرویس می‌شود، می‌توانید شماره پلاک را در سیستم وارد کنید تا اطلاعات خودرو و سوابق ثبت‌شده آن در دسترس قرار بگیرد.
اگر خودرو قبلاً به مجموعه مراجعه کرده باشد، برای ثبت سرویس جدید نیازی به ایجاد یک پرونده کاملاً مستقل برای همان خودرو نیست.
این قابلیت به کارکنان کمک می‌کند فرایند پذیرش را با جست‌وجوی اطلاعات قبلی آغاز کنند.
همچنین در چاله امکان جست‌وجوی سریع پلاک و رفتن مستقیم به فرایند ثبت سرویس جدید برای همان خودرو فراهم شده است.
مزیت برای اتوسرویس: کاهش جست‌وجوی دستی پرونده‌ها و ساده‌ترشدن پذیرش مشتریان قدیمی.
۲. جست‌وجوی اطلاعات مشتری با شماره موبایل
گاهی ممکن است مشتری شماره پلاک را در اختیار نداشته باشد یا کارکنان بخواهند ابتدا سوابق او را از طریق شماره تماس پیدا کنند.
سیستم مدیریت مشتریان چاله امکان جست‌وجو با شماره موبایل را فراهم می‌کند.
به این ترتیب، اطلاعات مشتری و خودروهای ثبت‌شده در پرونده او قابل بررسی خواهند بود.
این قابلیت به‌ویژه برای مشتریانی که چند خودرو دارند یا به‌صورت مداوم از خدمات اتوسرویس استفاده می‌کنند، کاربرد دارد.
برای آشنایی بیشتر با نحوه نگهداری اطلاعات مشتریان می‌توانید صفحه نرم افزار CRM اتوسرویس چاله را مطالعه کنید.
۳. ثبت کیلومتر کارکرد خودرو هنگام مراجعه
کیلومتر خودرو یکی از اطلاعات مهم در ثبت سوابق سرویس دوره‌ای است.
هنگامی که مشتری برای تعویض روغن مراجعه می‌کند، ثبت کیلومتر کارکرد به شما کمک می‌کند اطلاعات سرویس جدید را در کنار سوابق قبلی نگهداری کنید.
برای مثال، اگر در سرویس قبلی کیلومتر خودرو ۴۲ هزار و در مراجعه جدید ۴۷ هزار ثبت شده باشد، سابقه کارکرد خودرو میان این دو مراجعه برای بررسی در دسترس خواهد بود.
این اطلاعات می‌توانند در ارزیابی زمان یا مسافت سپری‌شده از سرویس قبلی و برنامه‌ریزی سرویس آینده مفید باشند.
البته تعیین زمان مناسب تعویض روغن باید بر اساس توصیه سازنده خودرو، شرایط استفاده و مشخصات روغن موتور انجام شود و صرفاً به فاصله دو عدد کیلومتر محدود نباشد.
۴. ثبت نوع خدمات انجام‌شده روی خودرو
در هر مراجعه ممکن است فقط یک خدمت یا چند سرویس مختلف انجام شود.
برای مثال، ممکن است مشتری علاوه بر تعویض روغن موتور، درخواست تعویض فیلتر هوا، فیلتر کابین یا بررسی سایر روغن‌های خودرو را داشته باشد.
در چاله، امکان ثبت خدمات انجام‌شده در مراجعه وجود دارد تا اطلاعات سرویس به تاریخچه خودرو اضافه شوند.
ثبت جزئیات خدمات کمک می‌کند در مراجعات بعدی مشخص باشد چه اقداماتی انجام شده‌اند و چه مواردی باید دوباره بررسی شوند.
این موضوع همچنین برای تهیه فاکتور و اطلاع‌رسانی درباره خدمات ارائه‌شده اهمیت دارد.
۵. ثبت روغن موتور، فیلترها و محصولات مصرفی
در بسیاری از اتوسرویس‌ها، بخش مهمی از فاکتور مشتری مربوط به محصولات مصرفی مانند روغن موتور، فیلتر روغن، فیلتر هوا و سایر روانکارهاست.
در چاله می‌توانید کالاهای مصرف‌شده را در فرایند ثبت سرویس مشخص کنید.
برای مثال، هنگام تعویض روغن یک خودرو می‌توان نوع روغن موتور، مقدار مصرف و فیلتر استفاده‌شده را در اطلاعات مراجعه ثبت کرد.
به این ترتیب، اطلاعات کالاهای مصرفی در کنار خدمات انجام‌شده نگهداری می‌شوند.
همچنین ثبت صحیح این اقلام باعث می‌شود اطلاعات انبار و عملیات مالی مرتبط با سرویس دقیق‌تر باشند.
۶. ثبت مقدار اعشاری روغن مصرف‌شده
همه خودروها به مقدار صحیح و کامل روغن نیاز ندارند.
ممکن است برای سرویس یک خودرو به ۴.۵ لیتر روغن نیاز باشد یا مقدار مصرف یک روانکار کمتر از یک لیتر باشد.
در چاله امکان ثبت مصرف محصولات با واحدهای شکسته و اعشاری فراهم شده است. طبق به‌روزرسانی‌های پلتفرم، برای محصولات دارای واحد شکسته، ثبت مقادیر تا یک‌صدم واحد نیز پشتیبانی می‌شود.
این قابلیت به کارکنان کمک می‌کند مقدار واقعی روغن مصرف‌شده را در سرویس ثبت کنند؛ بدون اینکه مجبور باشند آن را به یک عدد صحیح گرد کنند.
برای استفاده صحیح از این امکان، لازم است واحد اندازه‌گیری و مشخصات محصول در بخش انبار به‌درستی تعریف شده باشد.
۷. ارتباط مستقیم ثبت سرویس با موجودی انبار
یکی از مهم‌ترین مزیت‌های ثبت سرویس در چاله، اتصال محصولات مصرفی به سیستم انبارگردانی است.
هنگامی که یک سرویس ثبت و تأیید می‌شود، مقدار کالاهای مصرف‌شده بر اساس اطلاعات ثبت‌شده از موجودی مربوط کسر خواهد شد.
برای مثال، اگر در یک سرویس چهار لیتر روغن و یک فیلتر مصرف شود، اطلاعات این مصرف در انبار نیز اعمال می‌شوند.
این فرایند نیاز به ثبت دوباره خروج کالا در یک دفتر یا سیستم مستقل را کاهش می‌دهد.
البته برای دقت موجودی، لازم است محصولات مصرفی به‌درستی انتخاب شوند و مصرف واقعی با اطلاعات ثبت‌شده مطابقت داشته باشد.
برای آشنایی با کنترل موجودی و هشدار کمبود کالا، صفحه نرم افزار انبارداری اتوسرویس چاله را ببینید.
هر سرویس را یک بار ثبت کنید و ارتباط آن با سایر بخش‌های اتوسرویس را حفظ کنید.
۸. ثبت قیمت محصولات و اجرت خدمات در سرویس
هزینه نهایی یک مراجعه ممکن است از قیمت محصولات مصرفی و اجرت خدمات انجام‌شده تشکیل شود.
در چاله، اطلاعات مالی مربوط به سرویس در ارتباط با بخش حسابداری قرار می‌گیرند.
همچنین طبق به‌روزرسانی‌های رسمی محصول، اگر قیمت یک محصول هنگام ثبت یک سرویس به‌صورت دستی تغییر داده شود، این تغییر فقط روی همان سرویس و اطلاعات حسابداری مرتبط با آن اعمال خواهد شد و قیمت اصلی محصول در فهرست کالاها را تغییر نمی‌دهد.
این قابلیت زمانی کاربرد دارد که برای یک مشتری یا یک مراجعه خاص لازم باشد قیمت محصول متفاوت از قیمت ثبت‌شده در کاتالوگ اعمال شود.
به این ترتیب، می‌توان قیمت همان مراجعه را اصلاح کرد، بدون اینکه قیمت عمومی محصول در سیستم ناخواسته تغییر کند.
۹. صدور فاکتور و ارتباط با سیستم حسابداری
بعد از ثبت خدمات و محصولات مصرفی، اطلاعات مالی مراجعه باید مشخص باشند.
چاله امکان ثبت فاکتور و مدیریت اطلاعات مالی خدمات را در کنار سیستم ثبت سرویس فراهم می‌کند.
همچنین قابلیت اعمال درصد مالیات بر ارزش افزوده هنگام ثبت سرویس و چاپ فاکتور به پلتفرم اضافه شده است.
این ویژگی در مواردی که مجموعه طبق وضعیت قانونی و مالیاتی خود نیاز به درج ارزش افزوده دارد، کاربرد خواهد داشت.
ثبت صحیح اطلاعات سرویس به مدیریت بهتر فاکتورها، دریافت‌ها و سوابق مالی مشتری کمک می‌کند.
برای آشنایی با امکانات مالی، صفحه نرم افزار حسابداری اتوسرویس چاله را مطالعه کنید.
۱۰. اتصال سرویس ثبت‌شده به تاریخچه خودرو
یکی از مزیت‌های ثبت دیجیتال خدمات، نگهداری اطلاعات هر مراجعه برای استفاده در آینده است.
در چاله، خدمات انجام‌شده به تاریخچه مشتری و خودرو متصل می‌شوند.
برای مثال، وقتی خودرویی پس از چند ماه دوباره مراجعه می‌کند، کارکنان می‌توانند اطلاعات سرویس‌های قبلی مانند کیلومتر ثبت‌شده، نوع روغن و سایر خدمات انجام‌شده را بررسی کنند.
این سابقه می‌تواند به ارائه خدمات آگاهانه‌تر کمک کند.
البته مشاهده تاریخچه به‌تنهایی جایگزین بررسی فنی خودرو یا کنترل مشخصات محصولات توصیه‌شده توسط سازنده نیست.
۱۱. ارسال اطلاعات خدمات از طریق پیامک
ارتباط با مشتری پس از پایان سرویس، یکی دیگر از بخش‌های مهم تجربه خدمات خودرو است.
در چاله، سیستم ثبت سرویس با پنل پیامکی ارتباط دارد و امکاناتی برای اطلاع‌رسانی پس از مراجعه فراهم شده است.
یکی از قابلیت‌های معرفی‌شده در به‌روزرسانی‌های چاله، امکان درج شرح خدمات انجام‌شده در پیامک بدرقه مشتری است.
به این ترتیب، علاوه بر متن پیام، فهرست سرویس‌های ثبت‌شده در همان مراجعه نیز می‌تواند برای مشتری ارسال شود.
این قابلیت به مشتری کمک می‌کند اطلاعات خدمات دریافت‌شده را روی موبایل خود داشته باشد.
همچنین ثبت سوابق سرویس می‌تواند مبنای استفاده از امکانات یادآوری مراجعه بعدی باشد.
برای آشنایی بیشتر، صفحه پنل پیامکی اتوسرویس چاله را ببینید.
۱۲. ثبت سرویس موتورسیکلت در چاله
ثبت مراجعه فقط به خودروهای سواری محدود نیست و مراکز موتوسرویس نیز به ثبت مشخصات وسیله نقلیه، خدمات انجام‌شده و سوابق مراجعه نیاز دارند.
طبق به‌روزرسانی‌های چاله، پشتیبانی از پلاک موتورسیکلت بهبود یافته است.
همچنین امکان تعیین نوع پلاک پیش‌فرض از بخش تنظیمات فراهم شده تا مراکز موتوسرویس بتوانند فرایند ثبت سرویس را متناسب با نوع پلاک مورد استفاده خود انجام دهند.
این قابلیت برای مجموعه‌هایی که به‌صورت تخصصی خدمات روغن‌کاری و سرویس دوره‌ای موتورسیکلت ارائه می‌کنند، کاربردی است.
۱۳. ثبت سرویس با موبایل، تبلت و کامپیوتر
در محیط اتوسرویس همیشه امکان نشستن پشت رایانه وجود ندارد.
ممکن است مسئول پذیرش کنار خودرو حضور داشته باشد و بخواهد شماره پلاک، کیلومتر یا اطلاعات سرویس را همان‌جا ثبت کند.
چاله یک پلتفرم تحت وب است که از طریق موبایل، تبلت و رایانه متصل به اینترنت قابل استفاده است.
همچنین با قابلیت وب‌اپلیکیشن پیش‌رونده (PWA)، می‌توانید دسترسی به نرم‌افزار را روی دستگاه خود مشابه یک اپلیکیشن داشته باشید.
این موضوع استفاده روزمره از سیستم ثبت سرویس را برای کارکنان محیط کارگاه ساده‌تر می‌کند.
چگونه مراجعه و سرویس خودرو را در چاله ثبت کنیم؟
برای آشنایی با روند کار، یک مراجعه معمولی برای تعویض روغن را در نظر بگیرید.
مرحله اول: جست‌وجوی پلاک یا اطلاعات مشتری
هنگامی که خودرو وارد اتوسرویس می‌شود، شماره پلاک آن را در سیستم وارد می‌کنید یا از جست‌وجوی مشتری استفاده می‌کنید.
اگر خودرو قبلاً در سیستم ثبت شده باشد، اطلاعات مربوط به آن قابل بازیابی است.
مرحله دوم: بررسی یا تکمیل مشخصات خودرو
در این مرحله، اطلاعات مشتری و خودرو بررسی و در صورت نیاز تکمیل می‌شوند.
ثبت صحیح شماره موبایل و مشخصات خودرو به جلوگیری از ایجاد سوابق پراکنده یا اشتباه کمک می‌کند.
مرحله سوم: ثبت کیلومتر کارکرد خودرو
کیلومتر فعلی خودرو در اطلاعات سرویس ثبت می‌شود تا سابقه مراجعه جدید کامل‌تر باشد.
در صورت وجود اطلاعات قبلی، می‌توان از سوابق ثبت‌شده برای بررسی وضعیت مراجعه گذشته کمک گرفت.
مرحله چهارم: انتخاب خدمات انجام‌شده
خدماتی مانند تعویض روغن موتور، تعویض فیلتر یا سایر فعالیت‌های انجام‌شده در مراجعه مشخص می‌شوند.
مرحله پنجم: ثبت محصولات و مقادیر مصرفی
روغن موتور، فیلترها و سایر محصولات مصرف‌شده به همراه مقدار موردنیاز در سرویس ثبت می‌شوند.
در صورت استفاده از کالاهای دارای واحد شکسته، مقدار مصرف می‌تواند به‌صورت اعشاری ثبت شود.
مرحله ششم: بررسی قیمت‌ها و ثبت نهایی سرویس
اطلاعات خدمات، اقلام مصرفی و قیمت‌ها بررسی می‌شوند.
پس از تأیید و ثبت نهایی، سرویس به تاریخچه خودرو متصل می‌شود و اطلاعات مرتبط در بخش‌های انبار و حسابداری اعمال خواهند شد.
مرحله هفتم: ارائه فاکتور و اطلاع‌رسانی به مشتری
پس از پایان کار، اطلاعات سرویس از طریق امکانات مربوط به فاکتور و ارتباط پیامکی در دسترس قرار می‌گیرند.
در صورت استفاده از تنظیمات مربوط به پیامک بدرقه، شرح خدمات انجام‌شده نیز می‌تواند همراه پیام برای مشتری ارسال شود.
از ورود پلاک تا ثبت خدمات و فاکتور، فرایند پذیرش خودرو را یکپارچه مدیریت کنید.
مثال عملی: ثبت تعویض روغن یک خودرو در نرم افزار چاله
فرض کنید مشتری با خودروی خود وارد اتوسرویس می‌شود و درخواست تعویض روغن موتور و فیلتر روغن دارد.
مسئول پذیرش ابتدا پلاک خودرو را در چاله جست‌وجو می‌کند. اگر مشتری قبلاً مراجعه کرده باشد، اطلاعات و تاریخچه سرویس او قابل بررسی خواهد بود.
پس از بررسی نیاز واقعی خودرو، کارکنان کیلومتر فعلی و خدمات انجام‌شده را ثبت می‌کنند.
در این مثال، اطلاعات یک سرویس فرضی به شکل زیر است:
| اطلاعات سرویس | مقدار نمونه |
|---|---|
| نوع مراجعه | تعویض روغن دوره‌ای |
| کیلومتر فعلی خودرو | ۴۸٬۵۰۰ |
| روغن مصرفی | ۴.۵ لیتر |
| فیلتر روغن | ۱ عدد |
| خدمات انجام‌شده | تعویض روغن و فیلتر |
| وضعیت ثبت | سرویس تأییدشده |
پس از ثبت و تأیید سرویس، مقدار روغن و فیلتر مصرف‌شده از موجودی مربوط در سیستم کسر می‌شوند و اطلاعات مالی مراجعه در ماژول حسابداری ثبت خواهند شد.
همچنین سابقه این مراجعه در پرونده خودرو نگهداری می‌شود و در مراجعات بعدی قابل بازیابی خواهد بود.
این مثال صرفاً برای نمایش فرایند ثبت اطلاعات است. مقدار روغن و مشخصات محصول مصرفی هر خودرو باید مطابق توصیه سازنده و شرایط واقعی خودرو تعیین شوند.
ثبت سرویس خودرو با چاله چه تفاوتی با دفتر کاغذی دارد؟
در روش سنتی، مشخصات خودرو و خدمات انجام‌شده معمولاً در یک دفتر ثبت می‌شوند یا روی فاکتور کاغذی باقی می‌مانند.
اگر مشتری چند ماه بعد مراجعه کند، کارکنان باید سوابق قبلی را در دفترها یا میان فاکتورهای قدیمی جست‌وجو کنند.
از طرف دیگر، ممکن است لازم باشد محصولات مصرف‌شده به‌صورت جداگانه در دفتر انبار و اطلاعات مالی در سیستم حسابداری ثبت شوند.
در چاله، ثبت سرویس به پرونده خودرو و سایر بخش‌های مدیریت اتوسرویس متصل است.
این ارتباط کمک می‌کند اطلاعات یک مراجعه در چند سیستم مستقل پراکنده نشوند.
البته درست‌بودن اطلاعات ثبت‌شده همچنان به دقت کارکنان وابسته است. نرم‌افزار زمانی بهترین عملکرد را خواهد داشت که پلاک، کیلومتر، خدمات و محصولات مصرفی به‌درستی وارد شوند.
هنگام ثبت سرویس خودرو چه اطلاعاتی را باید کنترل کنیم؟
ثبت سریع زمانی ارزشمند است که اطلاعات درست نیز ثبت شوند.
برای کاهش خطا بهتر است هنگام پذیرش و پایان سرویس، چند مورد اصلی بررسی شوند.
شماره پلاک و مشخصات مشتری
پلاک باید با خودروی مراجعه‌کننده مطابقت داشته باشد تا سرویس به پرونده اشتباه متصل نشود.
کیلومتر کارکرد
عدد کیلومتر باید از اطلاعات واقعی خودرو ثبت شود. اشتباه در این مقدار ممکن است سابقه مراجعات را نامعتبر کند.
نوع و مشخصات روغن موتور
نوع روغن، گرید و مشخصات فنی آن باید بر اساس نیاز خودرو تعیین شوند.
مقدار محصولات مصرفی
ثبت مقدار دقیق روغن و سایر محصولات در صحت موجودی انبار و مبلغ فاکتور اهمیت دارد.
خدمات انجام‌شده
فقط خدماتی باید ثبت شوند که واقعاً انجام شده‌اند. اگر یک فعالیت به هر دلیل انجام نشده است، نباید در سوابق سرویس تکمیل‌شده قرار بگیرد.
قیمت و اطلاعات فاکتور
قبل از ثبت نهایی، قیمت محصولات، اجرت خدمات و سایر اقلام مالی باید بررسی شوند.
این اقدامات ساده به حفظ کیفیت سوابق مشتریان و قابل‌اعتمادماندن اطلاعات عملیاتی کمک می‌کنند.
ثبت سرویس و کارت سرویس دیجیتال مشتری چه ارتباطی دارند؟
پس از انجام سرویس، مشتری ممکن است بخواهد سابقه خدمات خودروی خود را بررسی کند یا اطلاعات مربوط به مراجعه قبلی را دوباره ببیند.
چاله در کنار سیستم ثبت سرویس، قابلیت کارت سرویس مشتری را نیز ارائه می‌دهد.
کارت سرویس آنلاین به مشتری کمک می‌کند سوابق ثبت‌شده خودرو را در یک محیط دیجیتال مشاهده کند.
به این ترتیب، اطلاعات مراجعه فقط برای کارکنان اتوسرویس کاربرد ندارند و می‌توانند بخشی از تجربه خدمات پس از مراجعه مشتری نیز باشند.
برای آشنایی بیشتر با این قابلیت، صفحه کارت سرویس مشتری در چاله را مطالعه کنید.
ثبت مراجعه در چاله برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟
سیستم ثبت سرویس چاله برای مراکزی مناسب است که خدمات دوره‌ای خودرو یا موتورسیکلت انجام می‌دهند و نیاز دارند سوابق مراجعه و محصولات مصرفی را به‌صورت منظم ثبت کنند.
مراکز تعویض روغن، اتوسرویس‌های تخصصی، مراکز تعویض فیلتر و روانکار و مجموعه‌های خدمات دوره‌ای خودرو از مهم‌ترین مخاطبان این قابلیت هستند.
در مراکز کوچک، ثبت دیجیتال سرویس می‌تواند از پراکندگی اطلاعات جلوگیری کند.
در اتوسرویس‌های پرتردد نیز سرعت بازیابی سوابق و ارتباط ثبت سرویس با انبار و حسابداری اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
برای مراکز موتوسرویس نیز امکانات مرتبط با پلاک موتورسیکلت می‌توانند فرایند پذیرش را متناسب‌تر کنند.
چرا چاله را برای ثبت مراجعه و سرویس خودرو انتخاب کنیم؟
چاله صرفاً یک دفترچه دیجیتال برای نوشتن مشخصات خودرو نیست.
در این پلتفرم، فرایند ثبت سرویس به اطلاعات مشتری، موجودی کالا و عملیات مالی مرتبط است و سوابق مراجعات در پرونده خودرو نگهداری می‌شوند.
به همین دلیل، یک مراجعه ثبت‌شده می‌تواند مبنای چند فعالیت مدیریتی باشد: بازیابی تاریخچه خدمات، کنترل مصرف کالا، صدور فاکتور و ارتباط پیامکی با مشتری.
همچنین ساختار تحت وب چاله به کارکنان کمک می‌کند از طریق موبایل یا کامپیوتر متصل به اینترنت به سیستم دسترسی داشته باشند.
برای مشاهده وضعیت کلی فعالیت‌های مجموعه و دسترسی به ابزارهای مختلف می‌توانید از داشبورد مدیریتی اتوسرویس چاله نیز استفاده کنید.
مزیت اصلی چاله، تبدیل ثبت سرویس از یک فعالیت کاغذی و جداافتاده به بخشی از فرایند مدیریت یکپارچه اتوسرویس است.
سؤالات متداول درباره ثبت مراجعه و سرویس خودرو
ثبت سرویس خودرو را به یک فرایند سریع و منظم تبدیل کنید
هر مراجعه خودرو فقط یک خدمت انجام‌شده نیست؛ مجموعه‌ای از اطلاعات مهم درباره مشتری، خودرو، محصولات مصرفی و هزینه خدمات است.
اگر این اطلاعات به‌صورت پراکنده و دستی ثبت شوند، بازیابی سوابق و هماهنگی با انبار و حسابداری دشوارتر خواهد شد.
نرم افزار ثبت سرویس خودرو چاله به شما کمک می‌کند از زمان شناسایی پلاک تا ثبت خدمات و فاکتور، اطلاعات مراجعه را در یک پلتفرم مدیریت کنید.
با چاله می‌توانید سوابق خودرو را نگهداری کنید، محصولات مصرفی را به انبار متصل کنید و از اطلاعات ثبت‌شده برای مدیریت بهتر مراجعات بعدی استفاده کنید.
همین حالا ثبت مراجعه و سرویس خودرو را با چاله شروع کنید.
کافهبازار